Styremøtet- og årsmøtet

FØR ÅRSMØTET

Styret bør være tidlig ute med å planlegge årsmøtet.

Innkalling

Årsmøtet innkalles av idrettslagets styre innen den fristen som fremgår av idrettslagets egen lov og som minst må være én måned før årsmøtet skal avholdes. Innkallingen skal skje enten direkte til medlemmene pr post eller e-post, eller på annen forsvarlig måte, f.eks. kunngjøring i pressen eller på idrettslagets hjemmeside.

• NIF har utarbeidet et forslag til innkalling her

Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet

Alle medlemmer har forslagsrett til årsmøtet. Det samme har idrettslagets styre og de komiteer/utvalg som er gitt forslagsrett i idrettslaget egen lov, f.eks. valgkomiteen.

Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes idrettslagets styre senest to uker før årsmøtet. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen idrettslaget har oppgitt i innkallingen. Styret må sørge for at alle saker et medlem ønsker å få behandlet, og som er fremmet innen utløpet av fristen, fremmes for årsmøtet. Styret har ikke anledning til å unnlate å inkludere forslag styret misliker, er uenig i eller mener ikke er egnet for behandling av årsmøtet. Styret kan i saksdokumentene i tilknytning til den enkelte saken, uttrykke sin oppfatning av forslaget, og hvorfor det ev.  ikke bør vedtas. Dersom det skulle komme inn forslag som er av en slik art at det kan innebære et lovbrudd om styret inkluderer forslaget i saksdokumentene, har styret anledning til å unnlate å ta med forslaget i saksdokumentene. I slike tilfeller bør idrettskretsen kontaktes for bistand.

Forslagsfristen er ment å gi styret i idrettslaget tilstrekkelig tid til å gjennomgå alle innkomne forslag og samordne disse blant forslagsstillerne, f.eks. dersom det er flere likelydende forslag eller forslag innenfor samme temaer. Forslagsfristen gjelder ikke for styrets egne forslag. Styret kan fremme forslag frem til saklisten og saksdokumentene skal tilgjengeliggjøres for medlemmene, se nedenfor.

• NIF har utarbeidet et forslag til forslagsskjema her.

Saksliste og saksdokumenter

Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, herunder valgkomiteens innstilling, skal være gjort tilgjengelig for medlemmene innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Idrettslagets styre kan velge hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for medlemmene. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle medlemmene i post/e-post, eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig i idrettslagets lokaler. Det mest praktiske er imidlertid at idrettslaget gjør dokumentene tilgjengelige på lagets egen hjemmeside. I så fall må idrettslaget informere om dette allerede i innkallingen, slik at medlemmene er gjort oppmerksom på at de må sjekke idrettslagets hjemmeside. På grunn av personvernet er det ikke alle dokumenter som bør legges ut på hjemmesiden. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i vurderingen av om dokumentene inneholder informasjon som ikke bør legges ut på Internett. 

Dersom dokumentene legges ut på idrettslagets hjemmeside, må det skje på en måte som gjør det enkelt for medlemmene å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.

• NIF har utarbeidet et forslag til sakliste her

UNDER ÅRSMØTET

Nedenfor følger en kronologisk gjennomgang av de saker som behandles på årsmøtet. Dersom idrettslaget ikke fullfører årsmøtet i samsvar med den sakliste årsmøtet har godkjent, f.eks. ikke avholder valg, må det innkalles til et fortsettende årsmøte. Se merknad i kommentarutgaven til NIFs lov § 2-17 (2).

Godkjenning av de stemmeberettigede
Under dette punktet på saklisten skal årsmøtet avklare hvor mange medlemmer med stemmerett som er til stede ved starten av årsmøtet. Alle som har vært medlem av idrettslaget i minst én måned, fyller minst 15 år det kalenderåret årsmøtet avholdes, og har oppfylt sine økonomiske forpliktelser til idrettslaget, har stemmerett.

Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, skal det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.

Valg av dirigent (er)
Styret fremmer forslag til dirigent(er). Dirigent(ene) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 

Valg av protokollfører(e)
Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal føre protokoll fra årsmøtet.

Valg av to medlemmer til å underskrive protokollen
Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal underskrive protokollen.

Godkjenning av innkalling
Under dette punktet på saklisten må det avklares om innkallingen til årsmøtet godkjennes.

Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent.

Godkjenning av sakliste
Det er styret som legger frem forslag til sakliste.

Under dette punktet på saklisten må det avklares om saklisten godkjennes. Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av saklisten, om det er saker som ikke kan behandles.

På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan føres opp på saklisten og behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av saklisten.

Godkjenning av forretningsorden
Det er styret som legger frem forslag til forretningsorden.

Forretningsorden sier noe om hvordan årsmøtet skal ledes og gjennomføres, for eksempel hvordan forslag skal behandles, og hvor lang taletid den enkelte har.

Behandle idrettslagets årsberetning
Det er styret som legger frem idrettslagets årsberetning.

Årsberetning er styrets redegjørelse for idrettslagets aktiviteter, dvs. en form for årsrapport. Dersom idrettslaget har grupper, skal også gruppenes aktiviteter beskrives i idrettslagets årsberetning, enten med egne gruppeårsmeldinger utarbeidet av gruppestyrene, eller gjennom en beskrivelse utarbeidet av styret.

NIF stiller ingen krav til innholdet i en årsberetning eller gruppeårsmelding.

Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand
Det er styret som legger frem regnskapet. Regnskapet skal være revidert. Hele idrettslagets regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles. Kontrollutvalgets beretning skal også legges frem. Maler, veileder og sjekklister for kontrollutvalg finnes her.

Behandle forslag og saker
Under dette punktet på saklisten hører saker som styret eller andre medlemmer ønsker skal behandles av årsmøtet.

For at en sak skal behandles må den være oppført på den saklisten som er godkjent av årsmøtet. Se «Godkjenning av sakliste» over.

Der saken fremmes av styret, lager styret et forslag til vedtak. For innkomne forslag bør styret lage en uttalelse til forslaget, der det fremgår om styret støtter forslaget eller ikke.

Dersom det foreligger flere forslag som omhandler samme sak/tema, tilsier organisasjonspraksis at de mest ytterliggående forslagene behandles først og stemmes over. Dette gjelder også lovendringsforslag. Dersom det foreligger flere forslag om endring av idrettslagets lov, eller andre bestemmelser, bør disse behandles etter hverandre i kronologisk rekkefølge. Slike endringer krever 2/3 flertall, og årsmøtet ikke kan behandle lovendringsforslag som ikke fremgår av den saklisten som er gjort tilgjengelig i forkant av årsmøtet, se ovenfor.

Fastsette medlemskontingent på minst kr 50, og treningsavgift eller gi fullmakt til å fastsette treningsavgifter
Fastsette medlemskontingent:
Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til kontingentsatser for idrettslagets medlemmer. Kontingenten må være på minst kr 50 per medlem per år. Det er anledning til å vedta rabattordninger, men disse kan ikke innebære at kontingenten blir mindre enn kr 50 per medlem per år.

Fastsette treningsavgift eller gi fullmakt:
Det er årsmøtets oppgave å vedta treningsavgift, men for idrettslag med ulike idrettsaktiviteter kan det være praktisk å gi styret, eller gruppestyrene, fullmakt til å fastsette treningsavgiften for gruppens aktiviteter. Det er styret som må fremlegge forslag til om årsmøtet skal vedta treningsavgiften eller om dette skal delegeres gjennom en fullmakt.

Vedta idrettslagets budsjett
Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett for hele idrettslaget, inkludert gruppene.

Behandle idrettslagets organisasjonsplan
Det er styret som legger frem forslag til organisasjonsplan.

Under dette punktet behandles blant annet hvilke undergrupper idrettslaget skal ha. Intern organisering av idrettslaget bør ikke legges inn i idrettslagets lov, men i organisasjonsplanen. Idrettslagets interne organisasjon, lovfestede organer og andre interne organer skal fremgå av organisasjonsplanen. (F.eks. anleggsutvalg, foreldregruppe, idrettsskoleutvalg mm.).

Valg

Alle idrettslag i NIF må minimum velge følgende tillitsverv: 

• Leder, nestleder minst 1 ordinært styremedlem og minst 1 varamedlem
• Kontrollutvalg med minst 2 medlemmer og minst 1 varamedlem.
• Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem

I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige tillitsverv som idrettslagets egen lov eller organisasjonsplan foreskriver.

Det er anledning til å velge personer til tillitsperioder som strekker seg ut over en ordinær årsmøteperiode, f.eks. i 2 år. I så fall må dette fremgå av loven, slik at det ikke er tvil om hvor lang periode en person velges for.

Det er valgkomiteen som innstiller personer til alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som innstilles av idrettslagets styre. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet.  

Idrettslag som har en omsetning på 5 millioner kroner eller mer, skal engasjere revisor.

Årsmøtet kan velge hvem som skal representere idrettslaget på ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett til. Alternativt må årsmøtet gi styret fullmakt til å oppnevne slike representanter.

ETTER ÅRSMØTET

Utarbeidelse av protokoll

Protokollfører(e) utarbeider en protokoll som underskrives av de to medlemmene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen. En årsmøteprotokoll er ikke et referat fra årsmøtet, og skal ikke inneholde sitater og ufyllende beskrivelser ut over det som er nødvendig.

• NIF har utarbeidet et forslag til protokoll her

Den underskrevne protokollen skal sendes til styret, som sørger for at den enten blir publisert på idrettslagets hjemmeside, blir oversendt til medlemmene pr brev eller e-post, eller på annen måte blir gjort tilgjengelig for medlemmene Dersom styret ønsker å legge ut protokollen på idrettslagets hjemmeside, eller distribuere denne elektronisk til medlemmene, må styret vurdere om protokollen inneholder informasjon som av personvernhensyn eller av andre grunner, ikke bør gjøres tilgjengelig på Internett. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i denne vurderingen.

Dersom styret ikke får tak i de som skal underskrive protokollen eller de av ulike årsaker nekter å signere, kan idrettslaget kontakte idrettskretsen for bistand.

Registrering i Brønnøysundregistrene mm.

Styret må sørge for å registrere endringer i styresammensetningen i Brønnøysundregistrene, og oppdatere opplysninger om tillitsverv mv.  i sitt medlemsregister og på ev. hjemmeside.